MINTRA – Como hacer la declaración trimestral al MINTRA

Uno de los deberes formales que deben cumplir las empresas es la declaración trimestral ante el MINTRA.

Para hacer la declaración trimestral de horas trabajadas y salarios pagados debes estar inscrito en el Mintra en la cual deben entregarte el número de NIL.

En esta publicación te explico como hacerla

mintra declaracion trimestral

Declaración trimestral ante el MINTRA

¿Alguna vez ha intentado hacer su declaración trimestral al Ministerio del Trabajo?

Es toda una odisea…. El portal no entra, el numero de trabajadores no cuadra, no imprime la hoja completa,…. y miles de problemas mas.

Cuando al fín se logra tener la declaración trimestral el Ministerio del Trabajo lo regresa por algún detallito microscópico que ni siquiera notamos al leer innumerable veces la declaración.

Si queremos tener los documentos de nuestra empresa en orden debemos pasar por toda esta odisea sin morir en el intento…

En mi empresa hemos sobrevivido a esto cada trimestre… hasta ahora….

En esta publicación te explico como realizar la declaración y te incluyo guías descargables sobre como realizarla paso a paso.

Pasos para realizar la declaración trimestral

Para realizar la declaración trimestral de horas trabajadas y salarios pagados debes seguir los siguientes pasos:

  1. Ingresa a la página del mintra ( www.mpppst.gob.ve). Te recomiendo usar el navegador Mozilla Firefox, ya que la página ingresa mas rápido y no cae durante el ingreso de los datos.
  2. Ve al final de la página y haz click en “Declaración trimestral y horas trabajadas” o puedes ir directamente a la siguiente dirección http://200.44.170.60/aplicaciones/login.php
  3. Ingresa tu usuario y contraseña.
  4. Haz click en el nombre de la empresa a la cual vas a realizar la declaración.
  5. Haz click en Declaración Trimestral-Nueva declaración
  6. Coloca el Nil de la empresa a declarar. Indica el año y trimestre a declarar. Luego presiona Continuar.
  7. Luego ve cargando los datos que te solicita tomando en cuenta que:
    1. En Ocupación debes incluir los Propietarios y socios activos y que el número total de trabajadores debe coincidir con el total declarado en la plantilla de nómina que se ingresará posteriormente.
    2. En Rotación debe coincidir el número de personas ingresadas y egresadas con el declarado en la plantilla de nómina.
    3. Para cargar la nómina puedes hacerlo manualmente (trabajador por trabajador) o utilizar un archivo con extensión .txt y la cargas en la pestaña de “Cargar nómina con archivo”. Mas abajo te explico como cargar el archivo.
  8. Al finalizar imprimes dos juegos de la planilla de horas trabajadas y dos de la plantilla de nómina. Estas deben estar firmadas por la persona que colocaste en la declaración como responsable…. y listo! ve al Mintra para que te la reciban.

Cómo cargar la nómina con archivo en la declaración trimestral al MINTRA

Para la declaración trimestral de horas trabajadas se debe cargar la nómina manualmente o con un archivo. Si la nómina de la empresa es grande la carga manual se hace interminable.

En el link que se encuentra a continuación te presento el archivo mediante el cual puedes cargar la nómina con archivo y así facilitar el proceso de declaración.

Archivo para la carga de nómina con archivo. Descárgala aquí —-> forma_nomina

Es muy frecuente que al presentar la Declaración Trimestral de horas trabajadas y salarios pagados al Ministerio del Trabajo o MINPPTRASS sea devuelta por errores que no se notaron al llenarla.

Errores frecuentes en la declaración trimestral

A continuación les enlisto los errores mas frecuentes:

1. Nº total de trabajadores: El total de trabajadores introducido en la SECCION III – A. Ocupación específicamente en el total de trabajadores del tercer mes del trimestre debe ser el mismo que genera el Reporte de nómina al final de la página.

2. Nº de trabajadores ingresados y egresados: El total de trabajadores ingresados y egresados introducido en la SECCION III – B. Rotación del personal debe ser el mismo que genera el Reporte de nómina al final de la página.

3. Sueldos y salarios: Los montos mínimos y máximos introducidos en la SECCION III – C. Remuneraciones mensuales debe coincidir con los sueldos que genera el Reporte de nómina al final de la página.

4. Los directores no deben incluirse en el Reporte de nómina.

Guía práctica paso a paso

A continuación te dejo una guía descargable sobre como hacer la declaración trimestral de horas trabajadas y salarios pagados que te puede servir de ayuda al momento de realizar tu declaración.

– Guía práctica con instrucciones detalladas para elaborar la declaración trimestral.

Descárgala aquí —-> Como hacer la declaración trimestral

– Archivo para la carga de nómina con archivo.

Descárgala aquí —-> forma_nomina
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Preguntas de nuestros lectores

A continuación preguntas realizadas de nuestros lectores:

1. ¿Puedo presentar las declaraciones del año pasado?

Puedes realizar la declaración en línea, sin embargo el ministerio del trabajo no las está recibiendo. Mi recomendación es que realicen la declaración e intenten presentarla ya que es preferible tenerla extemporánea que no tenerla.

2. Olvidé la clave para ingresar a la página del mintra y realizar la declaración trimestral. ¿que puedo hacer para recuperarla?

Ingrese a la pagina del MINTRA. Allí encontrará un sitio donde dice “Declaración trimestral y horas trabajadas”. Ingrese allí y le aparecerá la pagina donde le solicita el usuario y contraseña. Del lado izquierdo de esa pagina dice “Olvidó su contraseña” Haga click allí y coloque todos los datos que le solicitan y le enviaran la contraseña al correo electrónico.

Recuerde que el correo electrónico es el que colocó al momento de inscribirse en la página, y el mismo que se coloca en el usuario.

3. En la sección A) OCUPACIÓN Hay un apartado que dice: Propietarios y socios activos: Debo incluirlos? Si debes incluirlos me confunde porque mas abajo dice Gerentes y Directores. Aquí son los mismos Gerentes y Directores y Propietarios y Socios; si se incluyen donde los meto?

Puedes incluirlos en uno o en otro pero no en ambas partes. Además recuerda que ellos los incluyes en esta sección pero no en la nomina.

4. Tengo trabajadores con Salario Mínimo, si es así no los meto como empleados?

Si son empleados con salario mínimo los colocas en “trabajadores con salario mínimo”.

5. En la sección B) ROTACIÓN DE PERSONAL, Si en el trimestre que estoy declarando no hubo ingresos ni retiros, que coloco aquí?

No colocas nada, dejas las casillas en cero.

6. Por ejemplo, si yo ingresé en Abril…. si pongo mi ingreso.

Colocas en el mes de Abril 1 ingreso.

7. En la sección C) REMUNERACIÓN MENSUAL, aquí me piden que indique el sueldo; debo incluir el sueldo de gerentes y directores (que son los mismos propietarios y socios)?

Aquí NO colocas los salarios de gerentes, directores, propietarios y socios.

8. En la misma sección de REMUNERACION MENSUAL, por cada mes salen 2 columnas: SUELDO MIN y SUELDO MAX. A qué se refiere esto??? Por ejemplo, no sé si coloco por ejemplo EMPLEADOS: el sueldo del que gana salario mínimo en SUELDO MIN y el sueldo del que gana más en SUELDO MAX.

Exactamente esa es la forma de hacerlo. En sueldo mínimo el que gana menos y en sueldo máximo el que gana mas.

9. Otra cosa es que a esta declaración, debo anexarle la nómina de la empresa: En está nómina debo incluir al Director o Gerente (que a su vez es propietario socio) ?? El se paga un sueldo mensual.

Aquí NO colocas los salarios de gerentes, directores, propietarios y socios.

10. ¿Cómo cargo la nómina con archivo?

Para eso debes usar un archivo de extensión .txt con todos los datos de los trabajadores.

Puedes bajar el archivo que se anexa en el artículo “Cómo cargar la nómina con archivo…” y llenar cada línea con la información de cada trabajador.

Si tienes algún error el portal te lo informa cuando estes cargando el archivo, para esto solo tendrás que modificar el archivo y volver a cargarlo.

11. ¿Cómo debe estar estructurado el archivo?

1ERNOMBRE;2DONOMBRE;1ERAPELLIDO;2DOAPELLIDO;NACIONALIDAD;CEDULA;SEXO;
FECHA_NACIMIENTO;CARGO;TIPO_TRABAJADOR;FECHA_INGRESO;ESTADO_EMPLEADO;SALARIO
cada campo debe estar separado por ;

12. Estoy cargando el archivo pero el sistema me muestra la siguiente pantalla “Problemas con el archivo, por favor revisa antes de subirlo y vuelve a intentarlo. A continuación le mostramos las líneas con problema”. Cuando le doy aceptar vuelve a salir el mismo mensaje en letras rojas. “Línea Nº 137 en menor la cantidad de columnas es menor a 13 (La línea 137 es la última).

Si en la línea 137 tienes datos significa que falta un dato o un “;” sino tienes datos en esta línea debes eliminarla de manera que tu última lÍnea sea la 136 en donde si hay datos.

13. ¿En que formato debo colocar el salario del trabajador?
Si el salario del trabajador es BsF. 1.250,00 debes colocar 125000 sin puntos ni comas. El sistema automáticamente asume los dos decimales.

14. ¿En que formato debo colocar la fecha de nacimiento y de ingreso del trabajador?

Si el trabajador nació el 23/05/75 debes colocar 23051975. El sistema automáticamente asume las separaciones de día mes y año. De igual manera se coloca la fecha de ingreso.

Recomendaciones adicionales

Lleva mes a mes un archivo que indique la ocupación y rotación del personal de la empresa a declarar y de esta manera es mas fácil cargar los datos sin tener que ir tres meses atrás para verificar cuantas personas ingresaron o egresaron en el período.

Es muy frecuente que al presentar la Declaración Trimestral de horas trabajadas y salarios pagados al Ministerio del Trabajo sea devuelta por errores que no se notaron al llenarla.

17 Comentarios
  1. cometi un error al colocar lo de los sueldos, y no vi donde se coloca los ingresos y egresos, podría uds. decierme como puedo solucionar esto?

  2. NO SE EN QUE PARTE APARECE PARA SOLICITAR CITA EN EL MINISTERIO PARA PRESENTAR LA PLANILLA TRIMESTRAL. ACTUALMENTE NO LA ESTABA PRESENTANDO SINO QUE LA ELABORABA SACABA EL CERTIFICADO Y LO ARCHIVABA.

    COMO HAGO PARA SOLICITAR CITA PARA PRESENTAR EL CUARTO TRIMESTRE DEL AÑO 2016?????

  3. Hola, por error al se declaro el trimestre sin completar toda la información, Puedo de alguna forma modificar esta declaración ?

  4. BUENOS DIAS……. ESTOY TRATANDO DE REGISTRAR LA EMPRESA EN EL PORTAL DEL MPPPST, CUANDO COLOCO EL NUMERO DE EMPLEADOR DEL IVSS ME AGREGA AUTOMATICAMENTE EL NUMERO DE APORTANTE INCES MAS NO EL NUMERO DE FAOV, LA CASILLA DONDE DEBERIA ESTAR EL NUMERO DE FAOV ESTA DESACTIVADA Y NO ME PERMITE COLOCARLO, A CAUSA DE ESTO EL SISTEMA NO ME DEJA AVANZAR…. QUE DEBO HACER?????

  5. Buenas tardes, la empresa donde laboro tiene la declaración de un trimestre del año pasado con un error en la cantidad de trabajadores activos, ¿es posible corrigirlo? y que se debe hacer. ¿Esto tiene como consecuencia alguna multa?

  6. HOLA. Tengo una Empresa registrada Que por cuestión de salud ha estado INACTIVA desde su Registro. 8/02/2013 mi esposo como Vice Presidente (solo en papel porque el tiene otras actividades que lo ocupan) y YO como Presidente. Acciones 50/50 Dicha empresa Esta inscrita en INCES, IVSS (donde Cotizo YO), Patente de Industria y Comercio, BANAVIT ,,,,,,TODO AL DIA,,,, única empleada para efectos legales con sueldo mínimo. Declaraciones de ISLR los 3 años en 0 !! quiero tramitar la Solvencia Laboral y me sale aviso de estas Declaraciones Trimestrales que jamassss he hecho. Debo declararme yo en este caso. Si me pueden dar Inf oportuna les Agradezco

  7. Buenas noches que pasa cuando se declara de manera extemporáneo agradezco me ayuden

  8. realice los pasos muy rapidos y no imprimi la nomina registrada por donde ingreso nuevamnete para reimprimir la misma ya que la necesito para mis archivos. gracias por su atencion

  9. Blanyi Escalante

    Buen Día

    Cuando en un Trimestre tengo un egreso ¿Como se desincorpora?
    Donde se actualiza su Status a INACTIVO o EGRESADO…

    Muy agradecida por su atención y respuesta!

  10. Buenos días

    soy nueve en el regstro del MPPPST y quisiera saber la fecha en que se deben presentar las declaraciones hante el portal.

    Muchas gracias por la ayuda

  11. estoy tratando de enviar el 3er.trimestre, y me sale el error URL:http:/www.mpppst.gob.ve/

    auxilio

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